Laatst aangepast op: 14-11-2018
Privacy beleid Scouting Tungelroy
Scouting Tungelroy verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacy statement
In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Tungelroy via ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Het privacy statement is terug te vinden op https://www.scoutingtungelroy.nl/privacystatement
Lidmaatschapsregistratie
Bij de lidmaatschapsregistratie verloopt via https://www.scoutingtungelroy.nl/lid-worden/. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden gegevens geregistreerd in SOL en wordt de informatie vanuit het webformulier op de webservers van Scouting Tungelroy verwijderd.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft via SOL beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de (bege-)leiding ouders/verzorgers van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. De contactlijsten worden na afloop van een scoutingseizoen vernietigd.
Communicatie via mail
Iedere speltak heeft via SOL beschikking over de mail adressen die ouders/verzorgers en leden hebben opgegeven. (bege)Leiding gebruikt deze mail adressen om ouders/verzorgers op de hoogte te brengen van de komende programma’s, weekenden, kampen. De opgegeven mailadressen zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. Leiding communiceert via de mail alleen via de BCC.
Leiding en andere vrijwilligers die contact zoeken met ouders/verzorgers communiceren alleen via het mailadres van hun speltak. Zo wordt standaard gebruik gemaakt van de beveiligde data servers die voldoen aan de privacywetgeving.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie uit te kunnen voeren, vullen de ouders/verzorgers een doorlopende SEPA machtiging in. Deze machtingsformulieren worden conform de SEPA regelgeving fysiek bewaard. De machtigingsgegevens worden ook geregistreerd in ledenadministratiesysteem SOL. De penningsmeester en de gegevensbeheerder van Scouting Tungelroy hebben inzicht in de financiële gegevens.
Beeldmateriaal
Scouting Tungelroy maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Tungelroy en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt ondubbelzinnig toestemming gevraagd voor het maken en verspreiden van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken, dit kan door dit door te geven aan de gegevensbeheerder. Leiding is verantwoordelijk dat beeldmateriaal waarvan geen toestemming is gegeven, niet worden verspreid ter promotie/herinnering. De leiding wordt hiervoor op de hoogte gebracht via de gegevensbeheerder van Scouting Tungelroy.
Leiding en vrijwilligers delen GEEN foto’s en video’s van leden via hun persoonlijke social media.
Registratie activiteiten
Voor kampen en activiteiten van Scouting Limburg/Nederland wordt gebruikt gemaakt van een online registratie formulier in SOL.
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Het kan voor leiding noodzakelijk zijn om informatie over de gezondheid van het jeugdlid te beschikken. Denk hierbij aan voedselallergieën, medicijngebruik of een spoedbezoek aan de huisarts. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier/ -vragenlijst die door ouders/verzorgers zijn ingevuld in SOL. Alleen de teamleider van de betreffende speltak heeft via SOL inzage in deze gegevens. Mocht het noodzakelijk zijn (kamp in Buitenland of onbetrouwbare internetverbindingen), kan deze persoon een hardcopy van deze gegevens maken en gedurende de activiteit/kamp met zorg met zich meedragen. In geval van een hardcopy wordt deze uitdraai na de activiteit/kamp vernietigd.
Verhuur
Er is een mogelijkheid om de blokhut, verschillende kampeerterreinen en materialen te huren bij Scouting Tungelroy. Om in contact te komen met het verhuur kun je het contactformulier invullen op de website. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De verhuurder en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Maximaal 2 maanden na verhuur worden de persoonsgegevens verwijderd.
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘procedure datalekken – bewerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid RTBF en inzage in je gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Tungelroy binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via de gegevensbeheerder van Scouting Tungelroy. Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
Communicatie
Dit privacybeleid van Scouting Tungelroy is op te vragen via de webbeheer@scoutingtungelroy.nl of terug te vinden via https://www.scouting tungelroy.nl/privacyverklaring-avg ook kan je het privacy beleid downloaden. Wil je het privacybeleid downloaden klik dan HIER.
Verantwoordelijke personen
In het privacy beleid wordt regelmatig verwezen naar personen met verschillende functies binnen Scouting Tungelroy. De personen die deze functies hebben zijn allemaal in het bezit van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Hierin staat onder andere dat ze bevoegd zijn om met privacy gevoelige informatie om te gaan.
Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Voor het aanvragen van de VOG wordt van de (potentiële) vrijwilliger gevraagd om de volledige voorletters, achternaam en het e-mailadres, te verstrekken aan de VOG-functionaris van Scouting Tungelroy (via email: VOG@scoutingtungelroy.nl). De functionaris zal deze gegevens gebruiken voor het digitaal aanvragen van een VOG. Dit gebeurd door het invullen van een formulier op de site https://mijn.justis.nl/vog/vogorganisatie/welkom.htm. De (potentiële) vrijwilliger ontvangt vervolgens van Justis een link waarmee hij/zij de gegevens kan controleren en accorderen middels zijn/haar DigiD. Het hebben van een DigiD is dus noodzakelijk. Als de (potentiële) vrijwilliger de papieren VOG thuis heeft ontvangen is het van belang dat de originele VOG wordt opgestuurd of gebracht naar onze VOG-functionaris of gegevensbeheerder. Zodra de gegevens uit de VOG-verklaring zijn ingevoerd in SOL, zal deze veilig worden opgeborgen. De gegevensbeheerder bewaard de VOG-verklaring om gedurende het lidmaatschap de VOG ten allen tijden te kunnen overleggen aan overheidsinstanties. De VOG-functionaris zal na afronding van dit proces alle correspondentie vernietigen.
Leidingverklaring
Leiding en vrijwilligers van Scouting Tungelroy vrijwilligers stemmen ermee in dat ze kennis hebben genomen van dit beleidsplan. Ze doen alles wat in hun mogelijkheid ligt om dit plan correct ten uitvoering te brengen. Indien ze structureel of niet consequent dit beleidsplan niet volgen of zelfs negeren kan het lidmaatschap beëindigd worden.