Scouting Nederland (Maar ook Scouting Tungelroy) verwerken persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijke vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland en de aangesloten Scoutinggroepen. (Daaronder valt ook Scouting Tungelroy)
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Van wie verwerkt Scouting Nederland persoonsgegevens?
Scouting Nederland verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Jeugdleden en vrijwilligers van de bij Scouting Nederland aangesloten organisatieonderdelen (groepen, regio’s etc.)
- Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Scouting of ooit een lidmaatschap hebben gehad.
- Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Alle organisatieonderdelen van Scouting Nederland verwerken persoonsgegevens in Scouts Online (SOL), de administratieve applicatie van Scouting Nederland en de daaraan gerelateerde applicaties zoals het klant-/vraagvolgsysteem. Dit kunnen dus zowel Scoutinggroepen, -regio’s als landelijke onderdelen en activiteiten betreffen. De organisatie(s) waarvan je lid bent of een relatie mee hebt, verwerken je persoonsgegevens. Zelf kun je dit ook, nadat je bent geregistreerd. Zo zal in geval van een jeugdlid de Scoutinggroep waarvan hij of zij lid wordt, zorg moeten dragen voor de juiste registratie in Scouts Online.
Waarvoor verwerkt Scouting Nederland persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van Scouting of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.
Als je eenmaal lid of relatie van Scouting bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van je groep, regio of vanuit Scouting Nederland. Wil je niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op uitschrijven e klikken.
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegeven verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statische analyse enzovoorts.
Verwerkt Scouting Nederland ook bijzondere gegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jou toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier dat je Scoutinggroep heeft gemaakt in Scouts Online ten behoeve van een zomerkamp.
Scouting Nederland controleert actief of gegevens die van wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen.
Hoe gaat Scouting Nederland met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens. Door in te loggen in Scouts Online (SOL) met je “mijn scouting-account” kun je alle gegevens met betrekking tot jou lidmaatschap of relatie met Scouting, terug vinden en bewerken.
Daarnaast kan het organisatieonderdeel waarvan je lid bent, je gegevens inzien. Binnen een speleenheid, kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn voor het maken van onderlinge afspraken. De gegevensbeheerder van de speleenheid en/of het organisatieonderdeel, kan je gegevens -net als jijzelf- muteren.
Binnen de bovenliggende organisatieonderdelen (bijvoorbeeld een regio of steunpunt) en het landelijke servicecentrum van Scouting Nederland kunnen je persoonsgegevens alleen geraadpleegd worden door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.
Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Scouting
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de leenadministratie worden opgehaald. Of als je een nieuwe functie krijgt binnen een andere aangesloten Scoutingorganisatie, dan kan de ledenadministratie van dit onderdeel, je gegevens ophalen, zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren. Scouting kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.
Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijke bepaalde voorschriften.
Welke regels gelden bij verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Scouting Nederland gebonden aan de daarvoor geldenede wet- en regelgeving.
Kan ik zien welke gegevens Scouting Nederland van mij verwerkt?
Door in te loggen in Scouts Online met je “Mijn Scouting-account” kun je, je gegevens met betrekking tot jou lidmaatschap registratie of relatie met Scouting, terug vinden en bewerken.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting kun je terecht bij het organisatieonderdeel, bijvoorbeeld je scoutinggroep. Natuurlijk kun je ook altijd contact opnemen met Scouting Nederland via: info@scouting.nl.
OPT-OUT
Om het gebruik van Scouts Online zo makkelijk mogelijk te maken, kan Scouting Nederland je (automatische) serviceberichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van je inschrijving voor een activiteit of een betalingsbevestiging. Het is niet mogelijk om je voor deze serviceberichten uit te schrijven. Scouting Nederland beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede gebruikerservaring. Voor overige berichten is het mogelijk door middel van een OPT-OUT in iedere e-mail je af te melden voor het ontvangen van berichten over het betreffende onderwerp of van de betreffende organisatie. Indien je geen prijs stelt op informatie over de Scouting organisaties waarvan je lid bent, of anderzinds bezwaar hebt tegen gebruik van uw gegevens, kun je dit aan ons doorgeven. Wij zullen in dat geval de desbetreffende Scoutingorganisatie informeren, zodat zij als verantwoordelijke kunnen reageren op je verzoek.